当前，会议与活动行业正面临着前所未有的挑战和转型压力。传统的会议策划和管理模式效率低下、成本高昂、精细化程度不足，很难满足与会者和赞助商日益增长的个性化需求。同时，在疫情影响下，线上线下融合的混合会议模式也对会议组织和运营提出了更高要求。
在此背景下，人工智能(AI)被视为助力会议与活动业重塑和升级的关键力量。AI技术可以极大提高会议策划、组织、运营和服务的自动化和智能化水平，深度挖掘和分析海量数据，为与会各方提供卓越的个性化体验。
无论是提高会前筹备效率、优化会务管理流程，还是增强现场互动体验、实现高效线索获取，抑或是后期数据分析和持续营销，AI都为我们提供了多种创新实践方式，这不仅是行业发展的必然趋势，也是企业保持竞争力的当务之急。
因此，学习和掌握如何在会议活动全生命周期中利用AI，将会为组织者减轻工作压力、为与会者提升体验、为赞助商创造商业价值，成为确保活动卓越交付和赢得长期发展的当务之急。
以下50种AI应用场景和方法都源于业内前沿实践（Swapcard提供的报告Event Excellence Using AI:50+ Ways to LeverageAI at Your Next Event进行整理），希望能为您带来启发，抓住AI赋能会展业的历史性机遇:
50种AI应用场景
- 生成任务流程图：通过让AI工具分析过去活动的任务清单和流程，可以自动生成直观的任务流程图，清晰展示每个活动环节的工作项、人员分工和先后顺序，避免遗漏和协作混乱。
- 场地选择：寻找合适的活动场地通常需要综合考虑多个约束条件，如人数、布局、位置等，AI可以快速计算并匹配符合所有要求的备选场地，大大缩减人工筛选的工作量。
- 演讲者简介和描述：邀请演讲嘉宾后，组织方需为每一位嘉宾准备个人简介和话题描述，AI可以通过分析他们的LinkedIn资料、过往演讲等信息，自动生成有针对性的内容材料。
- 制定日程安排：活动日程涉及众多细节，如场次安排、讲者冲突、主题类别等，AI可以根据组织方的偏好和约束，智能生成可行的日程方案，供人工进一步调整和选择。
- 确定潜在赞助商：AI能分析目标受众的特征、行业热点和过往赞助数据，为活动匹配最合适的潜在赞助商公司名单，为后续赞助洽谈提供参考。
- 确定潜在客户和与会者：了解与会者画像对策划活动至关重要，AI可以综合分析潜在参会者的兴趣爱好、所属行业、历史参会记录等，打造出理想的与会者模型。
- 注册和售票自动化：AI推荐系统可根据与会者的资料实时推送个性化的会议日程和内容，注册表单中也可整合AI验证邮箱、兴趣等关键字段的有效性，提升整体注册体验。
- 短信简化和自动化：活动前后需要大量与会者通信，AI可以根据与会者画像自动生成个性化的消息，无论是欢迎语、提醒还是会后跟进，均可自动完成。
- 构建注册和登录页面：AI可以分析历史页面和优化实践，自动生成注册登录页面的设计和代码，结合人工审阅后投入使用，节省大量的手工制作时间。
- 自动化RFP：一些平台声称可利用AI自动生成RFP文件初稿，虽然实际效果还需测试，但确实减轻了活动主办方此类重复性工作的压力。
- 物流管理：活动期间的各类物流管理工作量很大，AI可以分析历史数据预测最理想的促销渠道、邮件发送时间、展商/供应商匹配等，为决策提供建议。
- 匹配与会者：基于与会者的职位、兴趣爱好等信息，AI能精准匹配有相似背景的与会者，促进更高质量的专业交流。
- 生成主持人问题：会议主持人需要提前准备一些发人深思的引导性问题，AI可以分析会议主题，生成相关且富有洞见的问题清单，节省主持人的准备时间。
- 个性化与会者体验：基于与会者的注册信息和历史互动数据，AI可以为每一位与会者度身定制个性化的会议日程、内容推荐、活动导览等，极大提升参会体验。
- 实时会议分析：AI可以实时监控会议现场的互动、满意度调查、社交媒体讨论声音，让主办方洞察当下的现场氛围并及时调整。
- 聊天机器人：针对简单的活动常见问题，可以部署AI聊天机器人解答，减轻工作人员的咨询压力，确保及时高效地为与会者提供所需信息。
- 人脸识别：部署人脸识别技术，可以摒弃耗时的入场身份核验环节，与会者仅需通过摄像头即可快速签到和验证身份。
- 翻译和口译：借助先进的AI同声传译和文本翻译能力，主办方可以消除语言障碍，为不同语种的与会者提供无缝体验。
- 个性化通信和更新：结合与会者资料和行为数据，AI可以主动发起通信并调整内容策略，使发送的会前提醒、新闻和须知都与个人息息相关。
- 创建定制会议日程：AI可以分析与会者的过往参会记录，结合当下兴趣爱好，自动为他们生成最贴合需求的会议日程推荐，为日程安排提供个性化定制。
- 监控会议相关对话：借助AI能力，主办方可以主动监测与会议相关的各类社交媒体内容和网络讨论，洞悉民意走向并及时调整运营策略。
- 设置匿名板：在会议现场设置匿名留言板，让与会者可以直率吐露各种想法。AI可以高效分析和展示各类反馈信息，帮助主办方获取可贵的第一手建议。
- 引导式导航：AI虚拟助手可以指导与会者熟悉会议应用的各项功能，一气呵成地引导他们找到会场内外感兴趣的活动主题、展位和景点。
- 语言翻译和辅助功能：AI可以实现全流程的同声传译服务，还可以为会议内容生成字幕、语音输出等功能，消除语言障碍，提升无障碍体验。
- 行为分析：AI可以基于与会者的行为数据，如互动点赞、访问轨迹等，分析出他们的兴趣偏好模型，为以后的营销活动靶向出精准的个性化策略。
- 发现内容：通过AI推荐系统，与会者可以快速发现与自己最相关且最感兴趣的会议内容，包括演讲、研讨会、直播等，从海量信息中获得高价值体验。
- 游戏化：将AI与实时反馈相结合，不仅可以打造出个性化的游戏化体验，还能根据与会者的参与程度自动调整体验，提升活动趣味性和粘性。
- 匹配志同道合的与会者：对与会者的职业、兴趣等信息进行AI分析，自动匹配有相似背景和需求的参会人群，为其创造更高价值的连线机会。
- 策划网络机会：在AI的与会者配对基础上，为有相似属性的与会群体专门预留空间和机会进行面对面交流。
- 基于社交网络产生协作：将有互补背景和专长的与会者AI智能分配到同一小组，促进头脑风暴和问题解决的协作，创造具有创新潜力的成果输出。
- 内容协作：将小组协作的创意和观点成果整理发布，作为会议现场分享或是会后总结内容，以期产生更大影响力和传播价值。
- 为与会者匹配展商：通过分析与会者特征，AI可以精准推荐最契合其需求的展商产品或服务，促进双方对接和高效沟通。
- 改善活动支持：AI可以部分接管活动期间的支持与咨询工作，通过智能问答和互动指引，减轻工作人员压力，提升服务效率和质量体验。
- 回答与会者问题：部署AI聊天机器人专门解答与会者的简单常见问题，如场馆位置、时间安排等，第一时间有效反馈。
- 审阅并修复回复：对于复杂问题，工作人员可借助AI智能审阅并完善其编写的回复内容，确保友好准确无遗漏。
- 了解会议应用：为与会者配置AI虚拟导师，手把手演示会议应用程序的各项功能操作，全面诠释使用方法，消除入手障碍。
- 导航地图：提供覆盖周边生活设施的智能立体导航地图，与会者不仅能在线查阅会场内部位置，还可以寻找到附近的宾馆、餐馆等服务。
- 总结工单：AI智能阅读并总结已有的客户工单对话，自动生成对话纪要，让工作人员能更快速掌握全貌，高效应对。
- 捕获正确注册信息：根据过去展商的反馈和数据分析，AI可以建议注册表单中应该强制填写哪些对线索质量至关重要的字段。
- 小型会话日程安排：AI可以协助安排小型研讨会等互动密集型会议的日程，根据峰会形式对与会者、嘉宾等智能分组编排。
- 做好准备工作：对于已安排好的一对一会谈，AI可以自动调取并呈现双方背景和需求信息，让会谈更有针对性和成效。
- 数据分析和预测评分：通过对历史数据的训练，AI可以评估和预测每一位潜在与会者的参会意向、感兴趣程度，为邀请对象确定排序标准。
- 在应用内展示广告：通过对与会者的行为和属性分析，AI可以在合适的场景中为合适的个人推荐感兴趣的展商广告，提高营销转化率。
- 应用内赞助商通知：对于赞助商的活动消息，AI会智能识别最佳发送时机和推送人群，实现通知的高效精准触达。
- 推荐引擎：与主流电商类似，为与会者配备个性化推荐引擎，针对性地推荐可能感兴趣的产品、内容和社交对象。
- 展商客户线索面板：为每位展商提供独立的AI线索面板，总览所获线索的数量、质量、状态等，实时掌控获客进度。
- 线索数据增强：AI可以基于与会者已提供的有限信息，自动挖掘并补全更多企业数据，为线索资料注入更多维度，提高转化率。
- 解析和总结对话：如果获得授权，AI可以分析和总结展商与与会者的沟通对话，整理出要点并自动录入到CRM系统。
- 数据分析优化：通过分析大量活动期间积累的各类数据，AI可以挖掘出隐藏的行为模式和趋势信号，为后续营销和活动策划提供启发。
- 会后AI自动化分析：活动结束后的数据梳理和分析是体力活，AI可以自动执行投入产出分析、满意度分析等关键流程，适时为决策者呈现分析结果。
以上是我对这50个场景的扩展描述，希望能为读者带来更多启发和想象空间，了解AI在活动管理中的广阔前景和应用实践。
总之,AI正在重塑会展业的现状,掌握AI才是活动主办方保持竞争优势、打造非凡会议体验的不二法门。与其像被动旁观的观众,不如勇敢拥抱AI时代,运用这些实战方法,引领会展业阔步向前!
让我们大胆拥抱AI时代!
报告下载链接：
https://3004554.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/3004554/Swapcard_Event%20Excellence%20Using%20AI.pdf