线上和线下融合办会，当“伪甲方”遇到新问题

作者：埃里克•YU

作者介绍：无论身处甲方还是乙方，我都是一个敢爱敢恨敢做敢当的会展人。苛求会议活动的每一处细节，只为当场灯亮起时，一切尽在掌握之中！

自从新冠疫情爆发以来，线上+线下会议模式已经越来越融入到打工人的生活中，手机或电脑中如果没有安装zoom、腾讯会议、Teams等类似的视频客户端软件，或许都会被定义为一个不合格的打工人。

同样的，随着疫情日益常态化，越来越多的大会都开始采取线上+线下相融合的模式举办，对于这种新模式，我也是听到很多看法和理解。

Boss对我说：这玩意儿简单，不就是拿个摄像机拍一下，传到网上去。

Vendor对我说：这不是新鲜事，对他们难度太低。云直播、绿幕、抠图等等，只要想得到的，他们样样精通（不用我操一点点的心）。

OMG！我到底听谁的？

本人目前就职在会议活动行业所定义的甲方公司，由于活动数量、规模以及预算等综合因素，我常常还要向乙方执行公司求爷爷告奶奶（此处更多的是想致敬曾经或今后陪同我战斗的乙方兄弟姐妹们）。所以我给自己贴了个标签“伪甲方”，下文中出现的“伪甲方”都代表本人。

“伪甲方”每年都要操办一个高规格的行业会议，从2020年起，该会议也开始线上线下相结合的模式。思前想后，“伪甲方”觉得还是都不能全信Vendor和Boss，只能埋头苦干、四处求教、尝试无数，总算摸索出一些心得体会供各位参考。

首先，“伪甲方”来说说到底何为线上+线下模式的会议（此处的会议一般只商务类公开大会）。其实Boss说的大意是正确的（政治意识得正确，领导说得话怎能不对），简单来说就是通过摄像机把现场画面传到网上。说得详细点就是至少需要AV控台+视频连线+现场导播三大板块的团队进行支持，大概的逻辑如下：

第一：线上演讲的嘉宾，通过技术手段将嘉宾的画面及声音传输给线下会场及线上观众。

第二：线下会场内演讲的嘉宾，通过技术手段将嘉宾画面及声音传输给线上。

第三：线上观众（直播观众），通过技术手段看到听到线上+线下会场嘉宾的演讲和互动。

不高兴看文字的，请PASS上面的三段废话，直接看下图，应该能理解….

聊完何为线上+线下模式会议，“伪甲方”还总结了些一般商务会议中的环节场景。

对应的会议现场大屏，线上直播间以及实时连线会议室中显示的画面内容都有不同。主要环节场景参考如下：

“伪甲方”骨子里也是个懒人，就以第3个环节场景【线下嘉宾演讲（有PPT）】，做了个配图，供各位圈内大拿参考

最后，说一些“伪甲方”在实操过程踩过的一些坑及解决方案，现在回想起来都觉得后怕。

案例一：全体大会中， AB C 3位嘉宾连续在线上进行主题演讲

Vendor秒回了解决方案：分别进入连线会议室，一个个讲就是了，外加两字“简单”。“伪甲方”听了，总觉得不靠谱，但一时又不知道怎么反驳，只能礼貌地发了个微笑

回家后躺床上还在思前想后，ABC三个人进入同一个会议室互相干扰怎么办？大咖A讲到一半，突然嘉宾B上线的大脑袋后会不会吓一跳？万一哪个大咖的取景镜头还没来得及调，主办方如何提示？…….一会会N多问号在脑海中飘过……

解决方案：

ABC三位大咖【分别进入不同的会议室】，并实时将线下会场的实景通过技术手段转播进入对应的会议室，既解决互相干扰的问题，又能让主办方提前20分钟就在云端与大咖相遇，做会前的最后沟通。

案列二：线上大咖对着自己的大头像演讲是什么体验？面对着冷冰冰的电脑屏幕，讲着讲着睡着了怎么办?

第一个问题，没记错的话2021年下半年，至少ZOOM已经优化了（正在演讲的嘉宾，自己的电脑上一定会出现其他在线嘉宾的画面）。第二个小问题的解决办法参考如下。

解决方案：

请导播老师将会议现场画面通过技术手段转入视频连线会议室，切入的现场观众画面（避免人空的镜头，尽可能是观众鼓掌或是认真听讲的镜头），最大还原现场参会的真实感。

案列三：会场网络真的做好保障了吗？

说到线上线下的大型会议，“伪甲方”认为最重要的就是网络保障了，否则一切都是扯淡。如文提到过，“伪甲方”本性懒惰，所以经常就口头和Vendor说网络一定要保障好，但事与愿违，出现过以下真实情况：

“伪甲方”一脸微笑地提出一定要备好5G网络哈，Vendor秒回：妥妥没问题，每次都会备好。一去会场，那块区域根本没5G覆盖，只能大眼瞪小眼。

惨痛经历过后，以下请见“伪甲方”的解决方案：

解决方案：

好了，“伪甲方”就先写到这，希望或多或少能给圈内的甲方乙方提供一些借鉴价值。相信很多圈内专业的项目经理一定会有更好的解决方案或是同样的踩坑经历，欢迎大家一起交流。