以“数字化赋能高质量发展”为主题的中国会展业数字化创新大会暨德清会展业发展大会(CEIDIC2024)在浙江省湖州市德清国际会议中心圆满闭幕了。组委会将陆续推出部分嘉宾的精彩内容。
本期推送31会议智慧现场部门总监王豪豪的演讲，题为《世界顶尖科学家论坛现场管理案例分享》
王豪豪 31会议智慧现场部门总监
目录
项目介绍
证件数据收集管理
证件制作管理
证件发放管理
门禁及相关入场管理
作为我们第六届世界顶尖科学家论坛的项目经理，我很荣幸今天与大家分享一下我们在现场所做的事情。希望这些分享能给在座的主办方和承办方带来一些启示或解决方案。
我要分享的内容可以大致分为四个部分。第一个是项目简介，接着是关于证件的数据和制作，包括证件的发放管理以及门禁管理。
项目介绍
首先，让我简要介绍一下这个项目。第六届世界顶尖科学家论坛在国内具有非常高的地位。
论坛的主题是科学引领变革，重塑世界韧性。我们在现场举办了大约80余次水平一流的会议和活动，包括开幕式。我们吸引了近1万人次的到场参与，并且实现了将近10亿次的全球传播量。这是我们的大会的简要介绍。
除此之外，我们在大会中主要分为两个部分，即线上部分和线下部分。
首先是线上部分，我们建立了大会官网，包括PC端和移动端。我们还制作了现场报名系统、直播管理平台和数据大屏。这就是我们的线上部分。
今天我将重点讲解的是线下部分。在线下部分，我们做了四个主要方面的工作。
首先是大会证件的制作，其次是签到接待管理。然后是门禁入场管理，最后是现场约有400名志愿者的管理。
大家可以先简单看一下我们的大会官网。由于我们的大会面向全世界，所以我们的官网风格比较简约，偏向欧美风格，主要以蓝白色调设计。我们的主页上有相关的图标和信息，大家可以简单了解一下。
这是我们实时通过注册系统获得的大会的PV、UV数据，可以看到报名人数以及邀请嘉宾等信息。这是我们的后台管理。
对了，在上半场，吴总也简单介绍了我们的大会邀请函。我们可以通过纸质或电子邀请函向特定嘉宾发送邀请，并确定他们参加哪些会议、不参加哪些会议。这是我们的日程管理。
我要重点讲解的是以下五点，我相信这也是现场很多主办方可能会遇到的问题。
首先是现场数据截止时间无法及时确定的问题。然后是我们需要在现场制作胸卡，比如PVC胸卡上需要印有照片。这个制作周期可能需要3至5天，时间较长。
在考虑制作周期和发放时间的情况下，我们如何更好地处理，避免出现参会人员到场而证件还未到达的尴尬情况。
其次，我们可能需要提前领取近170批次的证件，然后如何管理已经发放出去的证件，以确保它们已经到达参会人手中。
然后第三个问题是，现在大家可能都知道我们治安要求很严格，很多重要会议可能有高规格的领导参加，所以必须确保人证合一，也就是说我们所有的证件上必须印上参会人的头像。但是后期我们都知道照片的印刷成本非常高，而且审核工作量也非常大。
就像李总刚才在讲儒商的时候，甚至有人上传了一些离谱的照片，审核公章也很麻烦。所以我们如何在满足公安要求的前提下减轻这两个问题，避免给我们办活动带来困扰。
另外，我们现场有80多场分论坛和几个千人的会议。我们如何确保参会的人能进入会场并找到座位，并实时监控场地是否坐满。如果有一些场次没有满员，我们可以让对该主题感兴趣的人或没有参加的人去听这个会议。
最后一个问题是关于用餐。因为现场就餐的人数可能达到峰值3000人，我们有3个就餐处和3个就餐时间。我们如何确保大家能够合理分散就餐，充分利用餐盒。
证件数据收集管理
首先，我要讲的是我们现场的数据管理。我们的数据大致可以分成4大类。
第一是观众数据，参会者通过线上报名平台报名后，进入待审核数据库，由主办方进行审核。审核通过后进入公安政审环节，如果不通过将被作废处理。
第二是，VIP和特邀嘉宾的数据，可以直接从接待员处获得的，直接进入公安政审系统。
特邀嘉宾的数据则通过邮寄纸质邀请函或分享电子邀请函邀请嘉宾进行个人报名。比如某个接待员只能邀请两个人或一个人，通过这种方式限制报名数量。
还有工作人员的数据，因为现场工作人员庞大，约1200人。我们通过吴总刚刚提到的工作人员报名数据进行模块化审核，包括负责搭建数据库的人员和大屏幕等。
最后所有数据经过公安政审后，进入待质证的数据阶段。这是我们第六届顶级科学论坛的数据管理方式。
证件制作管理
关于证件管理，我们现场使用两种证件，一种是PVC证件，另一种是低碳复合纸。PVC证件规格较高，印制效果好，所以我们给VIP和重要嘉宾使用PVC证件。
然后缺点的话就是因为我们这个会有一个特殊性，它可以在会前大概半个月拿到一些国外的诺贝尔获奖者或者一些院士的数据，所以我们采用的是重要嘉宾使用证件。
而对于现场的嘉宾和媒体工作人员，我们采用的是低碳复合纸，这种纸不需要卡套，只需要像平时见到的铜版纸挂一个胸卡就可以了。
这张纸不容易撕烂，符合绿色办会绿色办展的理念。但是它可能在质感上欠佳，特别是对于高端会议来说。
对，接下来我讲一下现场VIP证件的制作方式。大致可以分为三类。
在会期前三天，我们不再制作或发放，我们只收集VIP的数据。因为我了解到，很多国内工厂对于制作时间有一个红线，就是三天。
第一种方式是我们在当天下午5点统计所有VIP的数据，并发送给工厂进行制作。制作完成后，我们会通知接待员领取证件。
第二种方式是针对那些对胸卡不太看重的嘉宾，我们会使用贴纸打印在胸卡上。
第三种方式是对于一些特殊情况，比如临时通知某个书记要来参加会议，我们会准备PVC制证机来解决紧急需求。但是这种方式的效率相对较低，适用于少量制作。如果需要大批量制作PVC证件，我建议大家参考其他方法。
至于媒体和工作人员的证件，我们有一个亮点，就是将门禁前移。正常情况下，很多会议先签到再进行门禁。但是我们这次大会将门禁移到了签到处之前，为什么这样做呢？
稍后我会讲一下媒体的流程，他们首先通过门禁处的人脸识别校验，然后打开自己的小程序上的二维码，在嘉宾签到区完成证件的打印。使用的证件仍然是之前提到的低碳复合纸，单人制作时间大约为3~5秒钟，效率非常高。
而对于工作人员，我们根据不同单位进行分类制作证件，并进行简单的打包。可能打包的方式比较简陋，但这也是一个很好的方法。然后我们根据单位通知领取人员来领取证件。
以上就是我们的证件制作过程，接下来我将讲述现场证件的发放方式。
证件发放管理
首先，让我来介绍一下VIP的流程。VIP指的是那些提前将证件放置在酒店的部分参会人员。当他们到达现场时，他们需要通过闸机进行人脸身份校验，然后前往一个名为VIP签到台的地方。每个VIP都会有一个专门的对接人员领取他们的证件，并凭借这些证件入场。
媒体和特邀嘉宾与VIP的流程类似。在活动开始之前，他们不会提前领取证件。相反，他们会通过人脸识别到达相应的签到台，并展示他们的二维码以办理参会证件。
至于工作人员，他们的身份在会议开始前一两天就已经确定下来了。我们会对每个职位和岗位的工作人员进行分类并提前领取相应的证件。
然而，由于证件提前发放可能导致一些参会人无法及时拿到证件或者产生重复制作的问题，我们采用了一套系统来追溯证件的领取情况。
当代理人领取证件时，他们需要填写手机号和相关信息。我们的后台系统会提醒证件的状态，包括领取人和当前状态。
如果我们发现某个嘉宾的证件丢失，我们可以通过这些信息追溯到谁拿走了证件，以避免一人持有多张证件的情况。
接下来是关于补卡流程的说明。您可以简要了解一下。
门禁及相关入场管理
好的，让我介绍一下门禁流程。如前所述，我们将门禁提前安排，这是因为会议规模较大，公安要求所有进入场馆的人员必须是参会或工作人员。
因此，我们采用了人脸识别的方式。所有参会人员，包括工作人员和打扫卫生人员，都需要进行人脸录入。对于这么多人是否很麻烦？
实际上非常简单，我们只需给他们一个二维码进行扫描，就可以将他们的人脸录入系统中。
一旦他们进入会场，这将给主办方带来很大的好处，因为我们所有的安保力量都可以集中在入口处。
以前，我们的安保力量可能都集中在签到台，如果发生问题，签到台会变得混乱，我们需要解决这个问题。现在，所有潜在的混乱因素都可以在大门口得到解决。
然后，参会人来到之后，我们会先进行人脸识别。如果参会人是正常的，闸机就会打开门，他就可以进入主会场。
主会场的第一个设施是签到台。如果人脸识别不通过，闸机会闪红灯报警。我们有两种方式处理这种情况。第一种是把未通过的参会人带到旁边的咨询处，了解具体情况。可能有两种情况，一种是没有相关信息，另一种可能是录入的人脸不符合要求。
所以我们会进行判断。如果是没有相关信息，就会劝离现场。如果是人脸可能变形较大，我们会重新录入人脸信息。
通过这样的流程，我们满足了现行公安要求的人证合一，确保进入会场的都是正式参会人员，避免了在证件上印刷照片的繁琐工作。
接下来，现场有一个开幕式和80个分论坛。对于开幕式，我们采用移动PDA设备进行审核和校验，因为来宾等级较高，需要控制进出。只有经过PDA审核的人才能进入，不符合条件的人不能进入。
这些数据可以实时传输到我们主办方的后台系统。通过数据大屏，我们可以看到开幕式有多少人进入，是否过于空旷。如果出现空旷情况，我们可以考虑其他应对措施。
对于用餐和分论坛的入场情况，我们也采用了相同的方式。大家可以通过数据大屏实时查看每个分论坛的入场人数和可容纳人数。
例如，如果某个场次的人数较少，我们可以利用31会议助手筛选出还未入场的人员，并发送短信邀请他们参加，避免因为信息同步不及时而导致参会人不知道去哪个会场或误以为所有会场都已满员的问题。
好，以上就是我的一个分享，我分享的比较快，谢谢大家。