杨正
31会议研究院执行院长、31会展行业解决方案中心专家
制定并把控会议预算的能力是会议策划人或项目经理的基本能力之一。因为，预算涉及收入和支出，这是直接关系到活动的成败的关键因素，所以预算是会议活动的战略管理工具，预算能让策划人能够精确预测、监测各项收入和支出、开源节流，实现会议的战略目标。
那么，预算编制有哪些原则呢？以下就是几个基本原则：
1. 明确会议活动的财务目标是什么
在接到一个会议活动的时候，首先问问自己（或主办方），这个活动的目标是什么？简单来说就是问：这个活动的性质是盈利性的活动、盈亏平衡的活动、还是纯粹花钱的活动。
· 盈利性的活动通常是商业企业、媒体、商务咨询公司、会展企业等举办的商业性会议，通过会议能产生盈利能力，收入必须远大于支出。
· 盈亏平衡的活动通常是非盈利组织，比如协会或NGO主办的活动，目的是不要亏就行，只要收支平衡就行。
· 纯粹花钱的活动就是贴钱的活动，通常是企业或政府的市场营销、公关、答谢、回馈类的活动。
在会议活动中的运营之中，名和利往往不可兼得的。所以，不同的目标决定了预算怎么做。
2. 提早研究和计划
明确了目的，就需要开展计划和研究。因为规划活动的预算，开源节流的细节政策的制定不是最简单的过程，需要提前收集历史数据和对标的项目的数据。提前做预算的好处还表现在可以尽早得到上级的支持，将预算和经费列入明年的计划之中，从而锁定预算。
既然是计划，也就涉及到预算的时间范围，预算的收入和支出的开始和结束时间很重要，这就需要不仅把获得第一笔收入和最后一笔收入的时间做进规划；还要把第一笔支出和最后一笔支出的时间做入规划，这对于预测现金流、统筹财务风险，维系良好的赞助商和供应商的关系也很重要。
3. 范围和分类合理，颗粒度足够精细
做会议预算对于收入和支出项需要考虑设置合理的细项分类，细化到二级目录、三级目录，越细越好。做好预算的分类细项表之后，可以与自己公司的财务人员进行沟通确认是否与企业财务政策和制度相匹配。更重要的还要与上级拨款单位（协会和政府）进行确认结构和分类是否合理。
分类不合理，精度不细，会导致没办法报销，没办法预测，没办法统计，更为严重的事没办法获得会后的审计和拨款。
4. 提早锁定赞助商
制定预算的一个秘诀是，获得赞助商是再多也不嫌多的，但越早获得就越好。在正式的招商计划还没有发出去之前，了解谁愿意赞助您的活动以及愿意赞助多少额度，会在心理上有获得一颗定心丸。
5.预算是一个动态的过程
英文中通常用budgeting代替budget，budgeting是动名词，因此预算是一个动态过程。随着会议进度的开始，收入和支出都是变动的，需要进行监测、预警。为了应对不确定因素，对冲风险，通常而言，会按照总费用的3-5%预设一笔不可预见费（contingency fee），50万以下活动的不可预见费的比例适当调高（比如15%）也是必然的。在异地举办的会议不可预见费适当提高比例也是必须的；保守起见建议按照10%作为均值计算不可预见费。但是，注意在政府会议之中对于没有发生的不可预见费不能作为拨款的依据，从而也不能作为会议的收入，这就需要有更好的办法规避风险。
6.收入按少的做，支出按照多的做
宽打窄用是民间居家智慧，可以确保家庭民生的运转。会议也是一样，通过精打细算，找到盈亏平衡点是很有必要的。在国际学术会议之中，有一个很好的最佳实践就是准备不同版本的预算（可以是基于不同人数规模的、注册费收入的、或者场地的），评估哪种情况下更容易实现盈亏平衡。
7.仅仅计算可变成本和固定成本是不够的
会议策划人和主办方都已经习惯了固定成本（成本不以参会人数的增长而增长的成本，例如场租费）和可变成本（成本以参会人数的增长而呈正比增长的，如餐饮费）。但是，仅仅计算这些是不够的，还要考虑：
- 预计的利润
- 交给国际学会的返款（如有）
- 佣金支出
- 支付费用（银行手续费、外汇汇兑损失、支付平台费用）
- 行政费用/人员费/管理费
- 相关的税费
- 软件平台使用费
8.为不同的子活动/子项目创建独立的预算
对于大型活动而言，难免有很多子活动和子项目，比如晚宴、开幕式、分论坛、路演等等。这些活动往往有另外的赞助商，或者领导特别在意某一个子活动的预算。如有必要，要尽可能的给重要的子活动做相对独立的预算。做到横向纵向每个维度心中有数，也可以更好更快的获得后续的结算。
9. 分别制作线上和线下部分的预算
在疫情期间和后疫情时代，线上与线下融合办会是一个趋势，在这种情况下。需要充分考虑到线上与线下相结合的复杂度和难度，统筹线上与线下的收入和开支是策划人在新的时代新的技能。
虚实融合会展是有难度的，如果做好了虚实融合的预算计划，再坏也不会糟糕到哪里去。
10. 该省的省，不该省的千万不能省
精打细算就如过家家，开源节流很重要。预算不足的时候，可以减少外包的数量，使用内部人员取代外包的服务，或者与同行置换服务获取服务。省钱的地方有很多，但有些地方不能生，比如涉及到参会者体验的、涉及到领导人的接待的、涉及到参会者的大会餐饮质量和服务不能省、涉及到开幕式和最重要的活动的议程和形式不能省。根据“峰终定律”，这些都是活动成功的“峰值体验”。
时代在变，总有新的事物进入会议活动之中，策划人必须能不断学习、总结经验和教训。