在办会过程中，主办方经常面临一个问题：举办的活动已有参会人的姓名、手机号等少量信息，如何为这些参会人发送邀约短信，并补全其他的参会信息呢？
这不仅关乎活动的顺利进行，也涉及到参会人的参会体验和数据的完整性。
本期内容，我们将通过31轻会系统，帮助主办方轻松实现这一目标，让信息收集变得简单而高效！
使用场景一
市场部举办年会活动，已有客户的手机号并需要为这些客户发送活动邀约短信
市场部计划举办一年一度的公司年会，已经掌握了一部分客户的手机号码。为了确保这些重要客户能够收到邀请并参加年会，市场部需要利用这些手机号来发送个性化的邀约短信。
目的： 通过发送邀约短信，增加客户的参与度，提升年会的出席率，并通过短信中的信息让客户了解年会的相关信息，如时间、地点、主题等。
使用场景二
主办方举办的活动只有参会人简单的一些信息，如姓名、手机号、邮箱等，需要为这些参会人发送邀约短信补齐信息
主办方已经收集到一部分参会人的基础信息，如姓名、手机号和邮箱，但为了确保活动的顺利进行和提高参会质量，需要获取更详细的信息。
目的： 通过发送邀约短信，鼓励参会人提供额外的信息，如机票信息、酒店信息、饮食偏好、是否需要接待等，以便为参会人提供更加周到的服务。
使用场景三
主办方举办的活动已开启报名通道，又增加了新的信息字段需要参会人补充
在活动报名过程中，主办方可能根据需要增加了新的信息字段，如交通方式、酒店位置等，这些信息对于主办方的会议安排至关重要。
目的：确保所有已报名的参会人能够及时了解到需要补充的新信息，并完成提交更新，以便主办方进行更好的活动规划和管理。
针对以上三种场景，31轻会系统提供了两种解决方案，主办方只需在系统后台简单操作，便可轻松为已有参会人补全信息，一起往下看吧。
01 方法一：创建两场活动（针对场景1&2）
- 轻会【首页】–【创建活动】；
- 【人员和订单】–【参会人管理】导入已有的参会人数据；
- 轻会【首页】-再次点击【创建活动】来创建正式活动，并复制该场活动的报名链接；
- 回到第一场活动，对已有的参会人发送带有正式活动报名链接的短信。
系统中的具体操作设置：
步骤一：导入参会人
先创建一场活动仅导入已有的参会人信息，进入【参会人管理】点击【导入】并下载模版，将已有的参会人信息复制粘贴至模版中并进行上传。
步骤二：创建正式活动
返回轻会【首页】-再次点击【创建活动】来创建正式的活动，并复制该场活动的报名链接或微站链接。
步骤三：发送邀约短信
返回轻会【首页】点击左侧菜单栏【活动管理】下的【活动列表】并找到已有参会人数据的活动，点击【参会人管理】勾选参会人并点击上方的【发送通知】，在短信内容中编辑邀约信息并将正式活动的链接粘贴至内容中进行发送。
02 方法二：个人中心（针对场景3）
- 轻会【首页】–【活动管理】–【活动列表】找到已经创建好的活动；
- 在【配置报名表单】中添加需要补充的信息字段；
- 【配置报名表单】-【个人中心设置】打开【修改信息】按钮；
- 【活动通知】-【发送通知】编辑带有个人中心链接的短信内容并发送给参会人。
系统中的具体操作设置：
步骤一：打开【修改信息】按钮
进入【配置报名表单】将需要补充的信息字段加入报名表单中，进入【个人中心设置】打开【修改信息】按钮。
步骤二：发送带有【个人中心】链接的短信
进入【活动通知】下的【发送通知】编辑短信内容，点击【插入字段】并选择个人中心的URL插入在短信中，【点击添加收件人】将短信发送给参会人。
- 对活动主办方的好处：
1.提高效率：准确的参会者信息使主办方能够提前规划和准备，例如，根据参会者的人数和需求提前安排座位、准备会议资料，确保活动流程顺畅。
2.个性化服务：主办方可以根据参会人的详细信息提供个性化服务，如根据参会者的专业背景或兴趣定制会议议程或讨论话题。
3. 精准营销：通过分析参会人的信息，主办方可以更好地了解目标受众，制定更精准的营销策略，提高活动的宣传效果。
4.沟通便捷：完整的联系信息确保主办方能够及时与参会人沟通，包括活动前的提醒、活动中的紧急通知以及活动后的反馈收集。
5. 保障安全：在一些需要身份验证的活动中，完整的信息可以帮助主办方确保参会人的身份，维护活动现场的安全。
以上内容是否能帮助您更好地了解如何在31轻会系统中发送邀约短信并补全参会人信息，从而提高活动的组织效率和参会人的体验呢？
不过，31会议的功能远不止于此！除了发送邀约短信外，我们还提供活动推广、问卷调查、微站设计、签到设置等多样化功能，旨在为您提供全面的会议和活动管理解决方案。
从前期策划到现场执行，再到后期数据分析，31会议都能助您一臂之力，为您提供一站式的市场活动服务，让您的活动管理更加轻松、高效！
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