如今，越来越多的企事业单位、团体高校将线上会议、活动纳入常态化选择范畴，线上交流、沟通早已经成为不可逆的发展趋势。那么：
当举行一场正式会议、活动时，究竟应该怎样做才能保证会议、活动高效、顺利开展呢？
会前、会中如何进行宣传引流才能吸引更多嘉宾、观众参与到会议讨论中来呢？
会议结束后又该如何做好社群运营管理和维护，以保持会议的长尾效应呢？
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如此种种，都需要主办方进行系统性的思考和落地执行。根据31会议多年来成功举办多次大大小小线上、线下会议、活动实践，现将一些经验整理成6个核心步骤分享给大家，以便大家在举办会议、活动时能够少走一些弯路，更好地完成目标。
1.选择合适的直播平台
随着互联网技术的进步，各种会议、活动直播平台如雨后春笋般不断涌现，为线上活动的召开提供了强有力的支持。面对如此多的直播平台，主办方可以根据会议、活动的流程、规模、受众、系统功能、稳定性等进行综合考虑，选择适合的直播平台。
31轻会作为营销与运营自办活动、外部活动、线上活动、线下活动的一站式、全流程可DIY软件，可支持企事业单位、团体高校全年线上线下活动全流程数字化管理。无论是单一直播还是线上、线下相结合，无论是需要所有在线嘉宾、观众参与讨论还是可以进行互动、AI智能字幕、广告LOGO露出等，31轻会直播平台都可以满足。
2.制定详细的会议、活动计划
直播平台选定后，就可以针对平台现有功能制定详细的会议、活动计划了。
以31轻会直播为例，首先需要确定会议、活动主题和召开时间，然后根据主题邀请相应嘉宾参会，并进行活动内容、环节、流程的策划，制作会议、活动宣传物料、直播间搭建等。
这些工作完成后，就可以在轻会中进行活动报名微站设计。如果主办方不需要展示过多信息模块，可以采用微站中的“onepage”页面，一站式展示会议、活动信息并邀请观众进行报名，还可以引导观众关注微信公众号进行引流，非常方便快捷。如果主办方想要微站页面更加丰富，可以设计多个模块，如会议议程、嘉宾介绍、图片直播、视频直播、活动介绍、活动报名等，以便让观众更好地了解主办方和会议、活动信息。
当然，轻会也支持通过不同的海报进行观众扩邀。主办方可以在轻会后台给每个嘉宾单独生成邀约码，每个海报放置专属于嘉宾的邀约码后，嘉宾就可以通过自己的海报进行观众邀约报名，主办方也可以在后台查看不同嘉宾海报邀约报名情况。
3.进行活动开始前的宣传预热
宣传海报、报名表单设计完成后，就可以根据活动计划进行会议、活动的宣传预热了。想要吸引更多参会人前来参会，搭建全媒体宣传矩阵是必不可少的环节。这里主要介绍一下中小型会议、活动的宣传：
自媒体方面主要分为视频号、抖音、快手、B站等短视频平台以及微信公众号、头条号、百家号、微博、知乎等内容生产平台。针对不同平台调性产出不同的短视频或文字内容，就可以获得平台最大限度的推流，从而吸引更多人报名参会。
此外，也可利用EDM、短信、社群、官方网站、朋友圈海报、渠道码海报、微站、小程序、H5等进行裂变传播，打开会议、活动知名度，进行精准营销宣传。
对于一些比较重要的会议、活动如行业报告发布会、校园重要赛事活动、政府研讨会等，也可以借助媒体的力量进行预热宣传，如新华网、人民网、搜狐、新浪、澎湃新闻等。
当然，如果能够找到一些自带流量的垂直行业KOL、“网红”进行宣传引流，对会议、活动的宣传加持将会更上一层楼。
4.模拟会议、活动场景演练
众所周知，线上会议、活动的顺利开展离不开网络、直播软件、硬件等系统的支持，同样也需要会议、活动主持人、演讲嘉宾及相关工作人员之间的高效配合。因此，在会议、活动开始前，拉微信群带领主持人、嘉宾及相关工作人员熟悉直播软件的各项功能、操作方法是非常有必要的。
比如使用腾讯会议+31轻会直播系统，首先主办方需要利用腾讯会议预订一场在线会议，并复制会议的链接和密码，将其粘贴至轻会后台会议地址处；演讲嘉宾和主持人通过腾讯会议开启直播，主办方直接通过OBS进行推流即可。
演讲嘉宾和主持人登录直播间后需要测试网络、声音、视频画面位置等是否正常，如果需要展示PPT，PPT页面显示是否清晰、完整；多人连麦讨论时，画面显示该如何设置比较美观等等。这些都需要主办方提前和嘉宾、主持人沟通好，以防正式直播时出现差错。
此外，主办方如果想进行视频号、B站等其他平台的直播推流，也需要提前在平台设置好直播信息，获取相应平台的推流码和秘钥进行直播推流测试，看直播平台是否支持其他平台的推流。31轻会直播平台目前可以支持多个平台推流，推流效果稳定、画面也非常清晰完整。
5.做好会议当天的直播测试及组织工作
在直播正式开始前，主办方一定要提前进行主持人、嘉宾、观众等角色的测试，确保活动开始时电脑端、手机端等相关设备以及网络环境没有故障，不会影响直播正常进行。导演组、气氛组、答疑组等相关工作人员一切准备就绪，主持人、嘉宾能够准时进入直播间开播，推流平台能够及时开播推流。
如果使用31轻会直播，还可以根据活动报名信息，向报名人员发送包含直播时间和直播地址的EDM或短信，提醒其及时进入直播页面观看直播。直播正式开始后，也可将直播地址再次进行朋友圈、社群传播，以吸引没有提前报名的人进入直播间观看；评论区做好信息留存，以便获取潜在客户或精准粉丝，后续进行社群管理。
当然，主办方也需要制定紧急预案。如提前收集好演讲嘉宾的PPT，以防嘉宾要演讲时突然找不到PPT，耽误直播时间；如果原定演讲嘉宾临时有急事不参加演讲，是否有替补人员；平台突然出现故障、网络不稳定、嘉宾掉线、观众掉线该怎样迅速补救等等。都需要制定好补救措施，以确保直播时发生任何问题，都能从容不迫的应对。
6.及时进行会后活动复盘和社群运营
直播活动结束后，可以将活动参与人员聚集起来，根据评论区互动情况、直播数据（观众总数、最高在线人数、平均观看时长等）开会讨论活动中存在的问题和优点。不足之处及时指出并下次改正，优点可以继续保持，争取将下一次活动做得更加完美。
对于直播时添加了助手企业微信的人员，要统一拉群对接，询问每个人的需求，及时进行跟踪反馈。会议直播回放可以剪辑后放在官网或特地渠道，届时将直播回放链接或会议相关报告资料下载链接等发在社群里，供需要者自取。也可通过EDM或短信，将直播回放链接或会议相关报告资料下载链接编辑好后统一发送给报名人员，感谢他们报名参与此次会议。
总之，要想组织好一场成功的线上会议、活动，需要系统化的思考、计划、运营和执行，每一个环节都需要严格把控，才能确保不出差错或者少出差错。在数字会展发展势头正盛的今天，只有及时跟上潮流，才能永立潮头。