行业大会、政府大会、学术大会、国际会……诸如此类大型会议通常具有复杂的注册流程、多个主分会场、权限复杂、多种证件类型、国际化特点、需要实时监测数据、多部门组织协同、任务繁重，以及事务复杂等特点。那么，如何使一场大型会议管理更轻松、高效、有序呢？如何让年年都有的大会办出新意呢？
别着急，本文将立足于会前、会中会后全流程管理的角度，从三端大会门户、大会邀约、大会注册、同期会管理、演讲嘉宾管理、参会人管理、虚拟会、学术会、大会直播、大会接待、智慧现场、证件管理、数据管理、通知管理等场景展开说说。看完这篇办会灵感立刻upup！
一、会前管理
01 三端大会门户
作为大会的重要宣传门户，大会门户承担着展示会议信息和推广主办方品牌的重要任务。它不仅提供了会议介绍、嘉宾日程、注册报名和直播等服务，还具备社交分享等功能，是一站式的信息展示和服务平台。大会门户具有强大的内容承载能力和便捷的服务形式，在大会场景中发挥着不可替代的作用。
31会议了解大会的全流程，因此打磨出的大会网站是契合每位主办需求的。这套内容可以在网站、微站和小程序三端同步呈现，实现多端兼容，避免了重复编排的劳时费力。此外，还可以设置中英文双语的门户展示，为国际化活动提供便利。
02 大会邀约、渠道管理
参会邀约和渠道管理是会展策划中非常重要的一部分。在参会邀约方面，选择合适的邀约方式并进行统计邀约数据，可以更好地了解邀约效果。而在渠道管理方面，需要确定适合的媒体及伙伴，设置推广链接和生成参数链接，同时监控渠道效果，以便调整策略并根据信息生成报告。这些工作将有助于提高参会者数量和展会曝光度，从而增强会展的成功率和价值。
03 大会注册
大会注册是重要环节，需要满足不同人群的个人和团体报名需求。完善的大会注册系统设计和功能设置可提高参会者注册体验和满意度，为会议的顺利举办提供支持。
31会议提供全方位的大会注册服务，包括嘉宾、VIP、团体和媒体等不同类型的报名入口。针对不同类型的注册需求，提供个性化的设计和功能设置，以满足参会者的特殊需求和提高注册体验。而对于VIP嘉宾等特殊参会群体，可通过收集必要的身份信息和特殊需求，为他们提供更好的待遇和服务。
支持团体报名的信息审核，并能帮助团队成员自主报名和方便管理者查看报名情况。媒体和演讲嘉宾的注册流程也得到了特别的考虑，在收集必要信息和材料的同时，也关注他们的专业性和特殊需求。此外，还有合并发票申请的功能，方便企业用户一次性提交多位成员的发票信息，简化报销流程，提高工作效率。实现大会注册报名闭环管理
04 同期会管理
在同期会管理方面，需要提供支持同期会活动注册的功能，让参会者能够便捷地报名参加同期活动。同时，主办可以使用独立嘉宾审核流程，确保同期会活动嘉宾的身份信息得到妥善管理和保护。在嘉宾人员管理中，主办可对嘉宾的个人信息和参加活动的情况进行记录和查询，以便更好地统计数据和进行后续沟通安排。
通过合理的同期会管理流程设计和完善的功能设置，可以提高同期会活动的组织效率和参会者的满意度，从而为整个会议的成功举办打下坚实的基础。
05 演讲嘉宾管理
高规格大会的演讲嘉宾常为各个行业或领域的专家学者，那么他们的参与和演讲对于整个大会的内容定向而言是极为重要的。大会可采用生成演讲嘉宾库的功能，并可实现一键生成和一键调用，以简化嘉宾信息录入和展示流程。同时，支持多语言演讲嘉宾内容展示，适应国际化大会嘉宾参会需求。
此外，大会通常有复杂的嘉宾组成。那么演讲嘉宾分组、排序管理等功能就显得格外重要，快速定位并管理特定嘉宾。微站一键调用演讲嘉宾模块，方便参会者随时查看嘉宾信息和演讲内容。通过完善的演讲嘉宾管理系统设计和功能设置，可以提高演讲嘉宾管理效率和参会者的满意度，为会议的成功举办提供有力支持。
06 参会人管理
参会人管理旨在提高会展活动管理效率和准确性，优化参会人体验和营销效果。参会人管理通过汇聚嘉宾数据、建立数据库和智能分析等方式，帮助企业掌握参会情况、调配资源和推进业务，提升会展活动的品质和商业价值。
31会议提供全方位的参会人管理服务，包括嘉宾数据整合和资产沉淀、订单和发票管理等功能。该服务支持建立和管理参会人数据库，并提供数据管理、查询、标签、去重、营销和报告等多个功能，用于智能化汇聚和分析嘉宾数据。
此外，大会主办还可以利用参会人APP、工作人员APP、Web端大会官方网站和双语双通道报名系统等工具和渠道来帮助参会人员顺利参加会议。现场的智能管理、人脸识别签到、室内定位导航和数据监控大屏等服务，以更好地管理参会情况并提高参会体验。通过完善的参会人管理系统设计和功能设置，助力企业成功举办有品质、有价值的会展活动。
二、会中管理
01 虚拟会
元宇宙会议，通过多种技术手段结合，实现了参会群体身份数字化、会议空间和展品的虚拟化，让参会者通过数字分身开展虚拟参会、虚拟研讨、虚拟洽谈、虚拟观展、虚拟互动、虚拟项目对接等行为，为参会者营造身临其境的沉浸体验。
31会议将元宇宙会议的核心元素（服务）归纳为“8+1”，其中“1”是元宇宙数字基座+操作系统+数字会展平台构成的整合平台，在这个整合的平台上叠加元宇宙会议相关的8大基础服务。
02 学术会
学术会议在运营管理方面具备极强的专业属性：参会者需要提交学术论文并由专家组审稿；VIP嘉宾与讲者需要一对一接待；学术大会日程紧凑饱满又需要随时更改与调整；学术邀请函核对与发送、现场签到管理、幻灯片传输管理、实况转播、学术约谈等多种需求。
一场高质量的学术会议组织难度大，31会议学术会解决方案融合注册、日程、征文、评审、现场管理，通过一站式全流程技术服务，满足学术会议在会前、会中、会后各环节的多样性需求，助力主办方提升会议组织与运营效率，优化专家、学者参会体验。
03 大会直播
整合直播是会展活动中可应用的一种技术手段，能够实现在线直播和互动交流，提高参与度和知名度。具有时间和地点的灵活性，支持远程参与和多语言服务，为参与者提供更多元化、智能化和高效化的学习和交流平台，提升会展活动的品质和商业价值。
不同于一般的直播类应用工具，31整合直播是将直播与会议完全融合为一体，实现All in one 的线上会系统，覆盖会议管理全生命周期、会议全场景体验，是针对日益复杂的线上与线下融合的会议活动直播场景所开发的整合系统平台。
04 大会接待
接待服务是会展中重要的一环，能提升参与者的满意度和忠诚度。规范化的接待管理和专业的接待员服务可以增强参与者的体验、促进交流合作，并提高资源利用率和管理效率。
31会议的接待易服务提供规范化、高效化和智能化的接待管理，包括接驳车、机场车站接待、行程提醒、接待员分配和酒店安排等。在线数据采集和同步提高了管理效率，嘉宾可在线查看信息避免尴尬，监控进度和精准统计数据有助于实时协调资源和解决延误情况，提高资源利用效率。
05 智慧现场
电子签到已成为现代会议活动中不可或缺的环节，它比传统人工签到更高效、准确，具备实时数据反馈和参会分析等功能。不同的签到方式满足不同需求，主办方可根据参会人群特点和签到情况调整活动策划和现场布置，提高活动效果和参与度。
为了帮助主办方提升会议签到效率和质量，31会议提供一款高效便捷的电子签到系统。该系统实现签到数据全流程自动化管理，包括预设签到点、扫码签到、人脸识别、三位一体签到以及自助签到机等多种形式。此外，设置多个签到点、采用分组签到等策略，以及利用人工智能技术提高签到准确度和速度等方法，可以帮助主办方更好地实现便捷高效的现场签到。
06证件管理
31会议提供全面的大会证件管理服务，包括参会人员身份验证、证件制作和分发等环节。大会主办可以利用证件管理系统进行数字化认证和实名制管理，并通过智能化技术保障参会人员信息的安全和准确性。此外，利用各种样式的证件模板设计可以在现场进行快速制作和分发，以便于参会者尽快获取证件和进入会场。
三、会后管理
01数据管理
大会会后数据管理对于评估效果、提高参与者满意度、支持未来决策和营销推广都非常重要，因此必不可少。31会议提供全方位的数据管理服务，包括数据采集、存储、处理和分析等环节。通过智能化技术和多种数据来源的整合，为客户提供准确且及时的数据，并基于数据分析结果提供相应的决策建议。
02 通知管理
大会前、中、后的智慧通知不仅可以让与会嘉宾及时了解有关会议的信息和安排，还能帮助参与者做好准备，提高他们对会议的整体印象和满意度。此外，有效的通知管理还能帮助组织者掌握参与者的反馈和意见，为未来的会议改进提供重要参考。
为了提高会议的质量和效率，大会主办可以利用短信和邮件在会前向各类参会嘉宾发送报名通知、审核通知和参会提醒，并在会中发送大会开始提醒、议程和天气提醒。此外，在会后发送满意度调查和感谢通知也是十分重要的。通过利用消息模板、消息跟踪和消息规划面板等工具来管理参会者信息和活动流程，有助于确保通知管理的顺畅和有效。
